Kadrovske pogodbe se na splošno nanašajo na dokumente, ki jih ljudje in skupine talentov uporabljajo za ustvarjanje zavezujočih pogodb o zaposlitvi z delodajalcem. Podpišeta jih delodajalec in zaposleni, ki oba pravno zavezuje s pogoji. Pri pripravi kadrovskih pogodb vam lahko s svojim znanjem in izkušnjami pomagajo svetovalci za pravne zadeve. Na ta način se boste izognili napakam in pokrili vse morebitne vrzeli v zakonodaji.
Najpogostejše vrste kadrovskih pogodb so tiste, ki formalizirajo zaposlitvene dogovore, obstajajo pa tudi druge pogodbe, ki bi zahtevale vnos ali nadzor kadrovskih ekip.
Kdo je odgovoren za kadrovske pogodbe?
Pogodbe o človeških virih očitno pripadajo kadrovski ekipi. Ta funkcija je lahko sestavljena kot ločena ekipa za obstoječe zaposlene in ekipa za talente (za zaposlovanje novih zaposlenih). Skupaj bi to lahko upravljali kot enoten kadrovski oddelek.
Kadrovske ekipe so običajno odgovorne za izdajanje pogodb kandidatom, ki jim je ponujena nova zaposlitev, po posvetovanju z vodjo zaposlovanja za določeno vlogo, k temu pa svoje prispevajo tudi pravni svetovalci. Pogodbe so tudi eden ključnih procesov, ki jih je mogoče upravljati v brskalniku z orodji HR.
Na primer, orodje za avtomatizacijo pogodb, lahko kadrovskim ekipam (in drugim poslovnim ekipam) omogoči, da skrajšajo čas, ki ga porabijo za urejanje dokumentacije, do 75 %.
Vrste kadrovskih pogodb
Glavna skupina kadrovskih pogodb so tisti dokumenti, ki vzpostavljajo razmerje med delodajalcem in zaposlenim ter določajo pogoje zaposlitve. Ti običajno spadajo v eno od več kategorij:
- polni delovni čas,
- krajši delovni čas,
- določeno obdobje,
- po dogovoru.
Natančna terminologija in podlaga, ki jo pokriva sam dokument, se razlikujeta od države do države, odvisno od sprejetega pravnega žargona in zakonodaje.
Obstaja še ena, širša skupina kadrovskih pogodb, ki vključuje tiste pravne dokumente oziroma dokumente s pravnim značajem, ki bi jih običajno upravljala kadrovska ekipa ali skupaj s pomočjo pravnih svetovalcev. To lahko vključuje stvari, kot so:
- Opcijske pogodbe: razdelitev delniških opcij zaposlenim.
- Sporazumi o nerazkritju podatkov: potencialni novi zaposleni v pogovoru s podjetjem so lahko pod NDA, da se zaščiti vsebina pogovora.
- Ankes k pogodbam: ko pride do sprememb pogojev pogodbe o zaposlitvi.
Ti dokumenti imajo tudi koristi od prilagodljivega, sodelovalnega delovnega toka, ki kadrovskim in pravnim ekipam omogoča, da zagotovijo svoj prispevek ob pravem času v procesu.
Ponudba proti pogodbi o zaposlitvi
V nekaterih država se dokument, ki ga kandidati podpišejo, da sprejmejo zaposlitev in se pogodbeno zavežejo, imenuje ponudbeno pismo. V drugih državah se imenuje pogodba o zaposlitvi. Natančna razlika med obema je lahko minimalna ali znatna, odvisno od zadevne države in organizacije.
Ponudbena pisma običajno prihajajo od vodje zaposlovanja in so osebno naslovljena na kandidata ter se nanašajo na izbirni postopek, ki ga je uspešno vodil. Vključujejo lahko tudi osnovne pogoje zaposlitve in dodatne informacije, kot je pojasnilo za shemo delniških opcij podjetja.
Kako sestaviti kadrovske pogodbe
Pogodbe, ki ponujajo delovna mesta novim članom, bi morale biti vznemirljiva komunikacija, ki ustvarja odnos, ki je vznemirljiv za obe strani. Na žalost številna podjetja še vedno zamujajo to priložnost in pošiljajo nespodbudna ponudbena pisma, ki se berejo bolj kot pravna vaja za pokrivanje lastnih interesov.
Na konkurenčnem trgu talentov lahko privlačne kadrovske pogodbe pomenijo razliko med pridobitvijo ali izgubo odličnega kandidata. Tu je šest nasvetov, kako zagotoviti, da bodo vaša pisma s ponudbo izstopala:
- Uporabite berljiv jezik: ne zavajajte svojega novega zaposlenega z gostim pravnim žargonom. Naj bo jedrnato in prijazno.
- Določite podrobnosti: posredujte praktične informacije, kot so začetni datumi, ime linijskega vodje, prvi dan plačila, dolžina preizkusne dobe itd. Ne puščajte neodgovorjenih vprašanj, ki bi lahko povzročila dvom o tem, ali naj podpišejo.
- Naj bo osebno: oglejte si njihov postopek intervjuja – kaj je bilo na njih, kar vas je tako navdušilo?
- Blagovna znamka: ne pošljite le standardnega Wordovega dokumenta. Naj bo to dokument, skladen z blagovno znamko, z elementi obogatenega besedila, kot je animacija (če urejevalnik pogodbe to omogoča).
- Ne dolgovezite: kratkost je običajno dobra stvar, in če so se zelo trudili, da bi svoj življenjepis obdržali na dveh straneh, bi morali verjetno storiti enako z njihovim ponudbenim pismom.
- Avtomatizirajte: z nastavitvijo delovnega toka pogodbe z avtomatiziranimi predlogami za ponudbena pisma lahko močno vplivate na svoj porabljen čas za ta namen.
S pomočjo pravnega svetovalca na podoben način sestavite še interne pravne akte podjetja
Interni pravni akti so ravno tako pomemben dokument vsake resne organizacije. V kolikor se že ukvarjati z avtomatizacijo in optimizacijo kadrovskih pogodb, uredite sproti na isti način še urejanje internih pravnih aktov. Na ta način boste poskrbeli za več stvari hkrati.
Kako avtomatizirati kadrovske pogodbe
V prihodnost misleča podjetja so avtomatizirala svoja ponudbena pisma z uporabo pogodbene avtomatizacije za obdelavo teh dokumentov v celoti v brskalniku. To pomeni brez tiskanja in skeniranja ter več podpisovanja (z uporabo elektronskega podpisa).
Kako to poteka?
- Nastavite predloge: kadrovska in pravna ekipa določita pogoje glavnih dokumentov v predlogah pogodb, s katerimi bodo uporabniki ustvarili ponudbena pisma in pogodbe.
- Nastavite, kdo bo dokument odobril: kdorkoli je lastnik procesa, bi moral imeti pravice odobritve nad poslanimi pogodbami.
- Uporabniki ustvarjajo pogodbe iz predlog: člani kadrovske ekipe lahko uporabljajo vprašanja in odgovore v naravnem jeziku za ustvarjanje skladnih pogodb iz predlog.
- Notranje sodelovanje: ustrezni deležniki interno dodajo svoj prispevek.
- Elektronski podpis: platforme za avtomatizacijo pogodb ponujajo mobilno odziven varen e-podpis v kateri koli napravi.
- Upravljanje po podpisu: funkcije, kot so datumski opomniki, analitika, iskanje itd., so na voljo po podpisu.
Obstaja veliko prednosti avtomatiziranega pogodbenega poteka dela za kadrovske ekipe:
- Hitrejši čas do zaposlitve: kadrovske ekipe, ki avtomatizirajo pogodbe, lahko skrajšajo čas, porabljen za dokumentacijo, za 75 %.
- Boljša preglednost: vizualne časovnice olajšajo sledenje napredku kadrovskih pogodb, digitalni dokumenti v brskalniku pa odpravijo težavo nadzora različic.
- Boljša izkušnja kandidata: dinamični digitalni dokumenti z blagovno znamko, ki jih je mogoče podpisati na kateri koli napravi, kandidatom ponujajo boljšo izkušnjo.
Kako upravljati kadrovske pogodbe
Upravljanje pogodbe zajema dele življenjskega cikla pogodbe, ki potekajo po podpisu. Za učinkovito upravljanje teh pogodb je pomembno poiskati funkcije, ki omogočajo naslednje:
- Integracija: z integracijo pogodb lahko zagotovite, da so podatki vedno sinhronizirani.
- Zagotavljanje analitike: spremljajte ključne meritve v poteku pisma s ponudbo, da vidite, kdaj in zakaj kandidati zamujajo s podpisom svojih pogodb.
- Nastavite datumske opomnike: uporabite prilagojene datumske opomnike, da sledite ključnim datumom, ki se nanašajo na pogodbe – podaljšanje, konec poskusne dobe, konec odpovednih rokov itd.
S prenosom stikov kadrovske službe na platformo za sodelovalno avtomatizacijo, ki je izvirna iz brskalnika, lahko podjetja naredijo velike korake v učinkovitosti in napredku pri svojih metrikah zaposlovanja.