Pravilno obračunavanje plač je nujno potrebno za nemoteno delovanje vašega podjetja oz. organizacije in bi moral teči kot dobro naoljen stroj. Vendar vedno ni tako. Ko obračunavanje plač poteka brez težav, ga komaj opazite. Ko pride do napak, pa vas to lahko stane veliko časa in denarja.
V nadaljevanju predstavljamo nekaj najpogostejših napak pri obračunu plač, na katere morate biti pozorni v vašem podjetju.
- Napačen obračun bruto plače
Prva napaka je napačen obračun plače, do katerega lahko pride zaradi upoštevane prenizke osnovne bruto plače. Osnovna bruto plača je v takem primeru nižja, kot je določena minimalna plača po Zakonu o minimalni plači ali nižja, kot je določena s strani panožne kolektivne pogodbe. Poznavanje zakonodaje in kolektivnih pogodb je v tem primeru bistvenega pomena. - Izplačevanje dodatkov za delovno dobo in dodatkov za pogoje dela
Pogosta napaka je tudi, da delodajalec dodatke za delovno dobo in dodatke za pogoje dela všteje že v minimalno plačo ali pa jih sploh ne izplačuje. Z zakonom o minimalni plači, ki je stopil v veljavo 1. januarja 2020, se v minimalno plačo ne vštevajo dodatki, določeni z zakoni in drugimi predpisi ter s kolektivnimi pogodbami. Prav tako se pogosto zgodi, da delodajalec ne izplačuje dodatkov za delovno dobo in dodatkov za pogoje dela, ker se ne izobrazi dovolj o zakonih in predpisih. To, da se mora dodatke izplačevati izven osnovne plače določa 126. člen Zakona o delovnih razmerjih. - Nepravilno obračunana plača
Nepravilno vodenje evidenc prisotnosti zaposlenih, med njimi tudi nadure vodijo v nepravilen obračun plač in posledično nepravilno izplačilo zaposlenim. Posebno pozornost je tu treba nameniti noveli ZEPDSV-1, o kateri smo nedavno pisali, ki določa, da se bo delodajalce bolj striktno preverjalo in, da bodo kršitelji prisiljeni uvesti elektronsko vodenje evidenc iz katerih je bolj razvidno, koliko ur je delavec delal v dnevu in, se ob obračunu plač morajo upoštevati nadure. - Napačno izplačana povračila stroškov in drugih dohodkov iz delovnega razmerja
Povračila stroškov in drugih dohodkov iz delovnega razmerja (prehrana, prevoz, regres itd.) določa Zakon o delovnih razmerjih in kolektivne pogodbe. V Uredbi o davčni obravnavi povračil stroškov in drugih dohodkov iz delovnega razmerja pa najdemo podatke o višini plačil, do katerih se ti ne vštevajo v davčno osnovo dohodka iz delovnega razmerja. Ta povračila so določena v 3., 4., 7. in 8. točki prvega odstavka in drugemu odstavku 44. člena Zakona o dohodnini. - Napačna osnova in višina % od osnove za obračun nadomestil plače
Zaposleni je upravičen do nadomestila plače zaradi bolezni, dopusta, osebnih okoliščin, izobraževanja, določenih praznikov in ko zaposleni ne dela iz razlogov s strani delodajalca. Če računovodja ne upošteva pravilne osnove in višine deleža od osnove za obračun nadomestil, pride do napak. V izogib temu je potrebno slediti Zakonu o delovnih razmerjih (137. člen določa osnove in višino nadomestila) in panožni kolektivni pogodbi. - Neupoštevanje bonitet pri obračunu plače
Poleg plače so zaposleni s strani delodajalca lahko deležni tudi različnih bonitet. Te so določene v 39. členu Zakona o dohodnini (ZDoh-2), ki določa, katere bonitete so obdavčene in katere ne. Na splošno pa je boniteta vsaka ugodnost v obliki proizvoda, storitve ipd., ki jo zaposlenemu ali njegovemu družinskemu članu zagotovi delodajalec (npr. uporaba službenega avtomobila v zasebne namene, posojila brez obresti, izobraževanja, zavarovalne premije, pravica do nakupa delnic ipd.), neobdavčene bonitete so navadno manjših vrednosti. V praksi to pomeni predvsem potencialen problem pri reviziji, ker če se bonitete ne obdavčijo pravilno sproti, jih je potrebno za nazaj. - Odtegljaji zaposlenega
Zaposleni, ki delodajalca pooblasti za mesečne odtegljaje (krediti, članarine ipd.), mu zaupa, da bodo odtegljaji prav obračunani in nakazani upniku v dogovorjenem roku. V nasprotnem primeru bo upnik terjal plačilo neporavnanih obveznosti z obrestmi.
Da bi se izognili tem napakam, morajo delodajalci zagotoviti, da imajo vzpostavljene ustrezne procese za izračun plač in da je njihovo osebje usposobljeno. Za pravilen obračun plač mora osebje zelo dobro poznati zakonodajo, ki je ni malo in biti na tekočem z vsemi spremembami Delodajalci lahko razmislijo tudi o tem, da bi svoje obračune plač predali profesionalnemu ponudniku storitev obračunavanja plač z namenom zagotavljanja natančne in skladne obdelave storitve.
Vir: Zeus, https://www.racunovodski-servis-zeus.si/aktualne-informacije/7-najpogostejsih-napak-pri-obracunu-plac/