Ministrstvo za delo je 28. julija 2022 v javno obravnavo dalo predlog novele Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV-1), ki je dobil zadostno podporo in gre po rednem postopku v državni zbor. Podjetja, ki se bodo določila za beleženje delovnega časa, kar vpliva na bolj optimalen obračun plač, bodo spremembe najverjetneje občutila v drugi polovici leta. Obveznost vodenja evidenc določa sicer že obstoječa zakonodaja.
Kaj je potem takem sploh novost?
Obveznost vodenja evidenc sicer obstaja že v veljavni zakonodaji in jo v 12. členu predpisuje Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV).
Evidenca o izrabi delovnega časa ni namenjena zgolj potrebi obračuna plač, ampak jo je potrebno predložiti tudi na zahtevo pristojnega organa. Evidenčni list o delovnih urah je uradna listina, ki delavcem zagotavlja ustrezno izrabo pravic in s tem izplačilo zaslužene plače, hkrati pa omogoča boljšo skrb za varnost in zdravje pri delu.
Če delodajalec sedaj vodi evidenco za vsakega zaposlenega »na roke«, da je opravil osem ur dela na dan, bo zdaj treba vpisovati tudi podatek o času prihoda delavca na delo in odhoda z dela, obsegu izrabe odmora med delovnim časom in podobno. Tako bo sprememba imela administrativne posledice za delodajalce, ki nimajo elektronskega beleženja delovnega časa. Dodatni administrativni in finančni stroški bodo nastali tudi tistim, ki sicer že imajo vpeljane sisteme, bo pa le-te treba dodatno nadgraditi, hkrati pa zagotoviti še mesečni izpis izrabe delovnega časa za vse delavce.
Elektronsko beleženje delovnega časa bodo morali uvesti problematični delodajalci
Evidentiranje delovnega časa se za večino podjetij bistveno torej ne bo spremenilo, razen za podjetja, kjer imajo s tem probleme. Tista podjetja, ki pišejo eno evidenco za računovodstvo, eno za inšpektorat in eno za zaposlenega, na račun katerega se okoriščajo (mu npr. ne izplačajo vseh ur). Tukaj gre potem za besedo delavca proti besedi delodajalca in je težko presojati, kdo zavaja.
Socialni partnerji so tako prišli do kompromisna, po katerem bodo morali elektronsko beleženje delovnega časa torej uvesti problematični delodajalci. S tem so delavci v podjetjih in panogah, kjer so kršitve najpogostejše, dobili orodje, s katerim se lahko zaščitijo. Od delodajalca bodo lahko namreč zahtevali, da uvede elektronsko evidenco.
Delodajalec bo moral predlog obravnavati in se do njega opredeliti v 30 dneh. Če bo predlog zavrnil, mora svojo odločitev pisno utemeljiti in obvestiti inšpektorat za delo. Delavci pa imajo možnost predlagati obvezno elektronsko vodenje evidenc po enem letu od pisne utemeljitve zavrnitve predloga.
V kolikor delodajalec sprejme predlog elektronskega vodenja evidence o izrabi delovnega časa, mora začeti voditi evidenco v treh mesecih.
Na ta način je pogajalska skupina Ekonomsko-socialnega sveta (ESS) prišla do kompromisne rešitve, s katero so zadovoljni tako predstavniki vlade kot sindikatov in delodajalcev.
Za kršitelje obvezno elektronsko vodenje evidenc
Delodajalci, ki so v preteklosti že kršili pravice delavcev iz naslova beleženja delovnega časa in jim je bila pravnomočno izrečena globa zaradi kršitev določb delovnega časa po zakonu o delovnih razmerjih (ZDR-1) ali vodenja evidenc po ZEPDSV, bodo morali dve leti obvezno elektronsko voditi evidence o izrabi delovnega časa.
Katere novosti so predvidene v zakonu?
Trenutno zakon delodajalce zavezuje, da morajo beležiti podatek o številu opravljenih ur, ne pa tudi podatka o začetku in koncu dnevnega delovnega časa. Takšna ureditev povzroča težave pri izvedbi inšpekcijskega nadzora, pogosto pa tudi onemogoča nadziranje delovnega časa, odmorov in počitkov ipd.
Ena izmed večjih in pomembnejših novosti za delavce je ta, da bodo lahko vpogledali v podatke, enkrat na mesec pa dobili tudi poročilo o urah. Poleg tega pa mora delodajalec delavca tudi pisno obvestiti o podatkih iz evidence o izrabi delovnega časa za prejšnji mesec do konca plačilnega dne. Torej bo delavec od delodajalec poleg pisnega obračuna plače in drugih prejemkov, torej plačilne liste, dobil tudi obvestilo, v katerem bodo navedeni podatki iz evidence o izrabi delovnega časa.
Kakšne bodo globe za kršitelje?
Do sedaj sankcij za odgovorne osebe ni bilo, so pa predvidene po novem zakonu. Višina glob je različna za različne pravne osebe. Za delodajalce, ki ne vodijo, hranijo ali ne posodabljajo evidenc, delavca pisno ne obvestijo o podatkih iz evidence o izrabi delovnega časa, ne hranijo evidence o izrabi delovnega časa ali dokumentacije na sedežu oziroma na kraju opravljanja dela, je višina globe:
• od 1.500 do 20 tisoč evrov za pravno osebo oz. samostojnega podjetnika;
• od 300 do 8 tisoč evrov za manjše delodajalce;
• od 150 do 1.200 evrov za delodajalce posameznike.
Prav tako se z globo od 3–20 tisoč evrov kaznuje delodajalec, ki ne vodi elektronske evidence oziroma se ne opredeli do predloga sindikata pri delodajalcu glede elektronskega vodenja evidence, o tem ne obvesti inšpektorata oziroma ne začne voditi evidence.
Kdaj začne veljati zakon?
Zakon začne veljati 15. dan po objavi v uradnem listu, uporabljati pa se začne šest mesecev po njegovi uveljavitvi. Na ta način imajo delodajalci čas, da se prilagodijo na spremembe.
Zakaj je pomembna natančna evidenca delovnega časa?
Spremljanje delovnega časa ni za delodajalce nič novega, saj ga spremljajo že od nekdaj in je podlaga za obračunavanje plač.
Napake pri vodenju evidence delovnega časa vplivajo ne samo na plačo temveč tudi na druga izplačila. Iz evidence mora namreč biti jasno vidno, kdaj je bil zaposleni v službi oz. prisoten na delovnem mestu, ali oz. kdaj je bil službeno odstoten, na bolniški negi ali na dopustu, ali je je delal dopoldansko, popoldansko ali nočno izmeno ipd. Vse ure namreč niso enako plačane. Redno delo mora biti obračunano drugače kot na primer nadure ali boleznina.
Evidenca delovnega časa je torej je pomembna z vidika pravilnega zagotavljanja delovnopravnih pravic s področja delovnega časa, odmorov in počitkov in na ta način ščiti predvsem zaposlene. V kolikor vam v podjetju na novo predlagane spremembe povzročajo težave pri implementaciji, vam predlagamo, da se v izogib napakam posvetujete s pravnim svetovalcem, ki vam bo glede na vašo trenutno situacijo beleženja delovnega časa predlagal optimalno rešitev.
Vir: ZEUS