Ste že kdaj slišali rek »«delaj pametneje, ne težje«? To ni le še ena korporativna floskula – poslovna tehnologija in strategije na delovnem mestu organizacijam velikosti bolj izvedljivo kot prej omogočajo, da zmanjšajo stroške, hkrati pa povečajo produktivnost zaposlenih in zadovoljstvo strank. Tukaj v ospredje stopi optimizacija delovne sile.

Definiranje optimizacije dela

Optimizacija dela lahko temelji na inteligentni in samodejni analizi različnih možnosti rešitev s pomočjo umetne inteligence. Osnovno načelo procesa deluje tako, da se najprej določi cilj optimizacije, pa naj bo to na primer odgovornost, stroški, dobavni rok ali kombinacija naštetega.

Po tem so informacije o razpoložljivih virih in njihovih stroških ter različne spremenljivke, kot so kompetenčni profili, izbrane kot osnova za optimizacijo. Sistem obdela informacije, kar lahko traja od milisekund do nekaj minut, odvisno od tega, kaj vpliva na kriterije optimizacije in njihove omejitve. Nato se rezultati iz sistema validirajo in na koncu se odobreni načrt lahko izvede.

Optimizacija dela lahko neposredno in posredno koristi podjetju na več načinov. Najpogostejši razlog za optimizacijo je finančni dobiček. Še vedno si je treba zapomniti, da je prihranek sestavljen iz številnih različnih dejavnikov in največjo korist dosežemo s kombinacijo le-teh.

Na primer, cilj optimizacije poti je skrajšati skupno prevoženo razdaljo. Posledica tega je prihranek pri stroških goriva in delovnem času. Čeprav so ti prihranki kot taki zaželeni, prinašajo tudi »dodatne koristi«; sproščen delovni čas za druga opravila in povečan odstotek uporabe avtomobilov.

Optimizacija poganja razvoj

Pomembno si je zapomniti, da koristi optimizacije dela niso omejene samo na finančne prihranke. Optimizacija pomaga tudi pri razvoju na področju kakovosti. Izboljšanje uspešnosti lahko pozitivno vpliva na stvari, kot so delovna etika, obremenitev okolja, varnost na delovnem mestu in zadovoljstvo strank. Tukaj je kratek seznam prednosti, doseženih z optimizacijo dela:

  • poveča odstotek uporabe virov in strojev;
  • olajša načrtovanje in zmanjša stroške upravljanja;
  • zmanjšuje obremenitev okolja;
  • pomaga pri rasti in boljših storitvah;
  • zmanjša količino človeških napak;
  • povečuje dobro počutje zaposlenih;
  • naredi informacije, ki služijo kot osnova za analizo stroškovnih učinkov, natančnejše.

V praksi so rešitve in akcijski načrti, ustvarjeni s programsko opremo za optimizacijo, zanesljivi. Dokaz za to je izmerjen 20-odstotni prihranek stroškov na različnih področjih (tudi pri plačah) pri zagotavljanju optimiziranih storitev. Zato je povsem jasno, da je optimizacija dela pametna poteza – tudi za vaše podjetje!

Pravi pomen »optimizacije delovne sile«

Ko vaše podjetje raste, postane razširljivost še večji izziv in pogosto je lahko prvi instinkt dodati več zaposlenih, saj več strank pomeni potrebo po več zaposlenih, kajne? Ni nujno. Z vidika optimizacije delovne sile lahko več dejansko pomeni manj: manj časa porabljenega za napačne naloge in manj režijskih stroškov.

Optimizacija delovne sile (WFO) je opredeljena kot »poslovna strategija, osredotočena na uravnoteženje zadovoljstva strank, ravni storitev, razporejanja delovne sile, operativnih stroškov in drugih ključnih meritev uspešnosti, da bi podjetje kar najbolje izkoristilo zaposlene, ki delajo zanj kadar koli v danem času.”

Z drugimi besedami, optimizacija delovne sile je splošen pristop v kombinaciji s potrebnimi aplikacijami in orodji za uresničitev začrtanega cilja. To je koncept, ki vam pomaga postati učinkovitejši in uspešnejši, ko vaše podjetje raste, ter ohranjati usklajeno delovanje vseh vidikov vašega podjetja. V bistvu je razumevanje, kako vaši zaposleni delajo in kako najbolje izkoristiti njihove sposobnosti za doseganje večjih organizacijskih ciljev.

Optimizacija delovne sile je informacija. Čeprav deluje pametneje, deluje tudi bolje in hitreje, s pravimi viri na pravem mestu ob pravem času in pravo podporno tehnologijo, ki zagotavlja prave podatke. Povezuje vse pike med informacijami in ljudmi, ki jih najbolj potrebujejo.

Informacije, ki jih zagotavlja optimizacija delovne sile, zajemajo vse od predvidevanja potreb po osebju in razporejanja zaposlenih do usklajevanja ustreznih veščin z ustreznimi nalogami. Močno se zanaša na vaše človeške in tehnološke vire, saj povezuje vse dele vaše organizacije, avtomatizira procese, ki so bili prej ročni, da odpravi napake, in poenostavi sprejemanje odločitev.

Zakaj bi morali poskusiti z optimizacijo delovne sile?

Kot smo že omenili, optimizacija delovne sile temelji na informacijah in posredovanju teh informacij pravim ljudem. Torej je največja prednost optimizacije delovne sile vpogled v vse vidike vašega poslovanja. Že samo ta sprememba lahko povzroči izboljšanje produktivnosti osebja iz leta v leto.

Vaši zaposleni morajo biti sposobni sprejemati najboljše možne odločitve, to pa lahko storijo le z najboljšimi informacijami, ki so jim na voljo. Optimizacija delovne sile lahko predvidi povpraševanje in zagotovi, da so najboljši zaposleni za delo z vaše strani določeni in pripravljeni, da se ga lotijo, kar ima za posledico še večje zadovoljstvo strank. Informacije hitro zbere skupaj, nato pa jih dobijo v roke ustrezni ljudje, da jih uporabijo.

Razmislite o tem primeru: največ dela imate ob konicah, vendar se stranke pritožujejo, ker njihove potrebe niso dovolj hitro zadovoljene. Končni izdelek ni tisto, kar so zahtevali, a nihče od vaših zaposlenih tega ne ve. Na voljo imate preveč ali premalo zaposlenih – in ne pravih – in niste prepričani, kdo je najboljši pri določenih nalogah ali kje bi bilo najbolje uporabiti njihove sposobnosti. Vaša ekipa je na koncu izčrpana in dela nadure, vi pa še vedno ne morete dohajati povpraševanja. Na koncu boste imeli višje stroške in nezadovoljne stranke.

Zdaj razmislite o istem scenariju, toda tokrat gredo stvari nekoliko drugače. Delo začnete z izbranimi zaposlenimi in takrat, ko jih potrebujete. V roki držite napoved za obdobje največjih obremenitev in največjo potencialno prodajo, veste, koliko zaposlenih potrebujete za podporo povpraševanju, veste, kdo so vaši najuspešnejši, kakšne bi morale biti njihove naloge, in imate ustrezno razporejen urnik.

Zaposleni vedo, kdaj se morajo pojaviti in zlahka komunicirajo. Če se končni izdelek ne ujema s prvotnim povpraševanjem stranke, lahko do teh informacij dostopate in ukrepate. Imate ravno pravšnje število zaposlenih, vaše stranke pa so zadovoljne.

Optimizacija delovne sile zahteva svoj čas

Optimizacija delovne sile se ne zgodi čez noč. Poteka postopoma in vsak nov sistem in ponovno določanje prioritet vas pomakneta korak bližje k srečnejšim strankam in srečnejšim zaposlenim, ki so zavzeti in sposobni vsak dan opravljati svoje delo po najboljših močeh. Ker navsezadnje optimizacija delovne sile ni le strategija. To je odnosni proces, skozi katerega se organizacije nenehno izboljšujejo in dobijo povračilo svojega največjega bogastva – svoje delovne sile.